Drunknar du i mejl? Du är inte ensam.

Varje dag skickas över 300 miljarder e-postmeddelanden världen över. För dig som jobbar i ett modernt företag kan det betyda allt från 50 till flera hundra meddelanden – varje dag. Lägg till Teams-notiser, Slack-pingar och SMS så har du receptet för digital utmattning.

Jämför det med hur det var för hundra år sedan. Då fick ett genomsnittligt hushåll kanske ett brev i veckan. Varje meddelande hade tyngd. Varje ord vägdes på guldvåg. Idag skickar vi iväg ett mejl på tio sekunder utan att ens läsa igenom det först.

Problemet är inte bara mängden

Det lustiga – eller snarare tragiska – är att problemet inte bara handlar om för många mejl. Det handlar också om för få svar.

Tänk efter: Hur många gånger har du skickat en påminnelse för att någon inte svarade? Och hur många gånger har du själv varit den som inte svarade? Det blir en ond cirkel. Ett obesvarat mejl leder till en påminnelse, som leder till ett telefonsamtal, som leder till ännu ett mejl med chefen på cc ”bara för säkerhets skull”.

Plötsligt har en enkel fråga genererat fem eller ännu fler meddelanden istället för ett.

Vi hastar och det blir fel

När inkorgen svämmar över går vi på autopilot. Vi skummar, gissar och skjuter upp. Det snabba tänkandet tar över – och det snabba tänkandet är inte alltid det smartaste tänkandet.

Resultatet? Missförstånd. Felaktiga beslut. Och ännu fler mejl för att reda ut vad det första mejlet egentligen betydde.

Det behöver inte vara så här

Den goda nyheten är att det går att ta tillbaka kontrollen. Inte genom att jobba hårdare eller svara snabbare på allt. Utan genom att kommunicera smartare.

Det handlar om att välja rätt kanal, skriva tydligare och – ja – faktiskt svara på mejl i tid så att påminnelserna aldrig behöver skickas.

Enkelt? I teorin, ja. I praktiken kräver det att vi skärper oss lite. Alla vi.